Sắp xếp tài liệu khoa học với tủ tài liệu Fami

Cách sắp xếp tài liệu khoa học với tủ tài liệu Fami

Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại – sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học thì việc đầu tiên bận cần là chọn được một chiếc tủ tài liệu phù hợp.

Chọn tủ tài liệu văn phòng:

Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:

Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:

Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngă

Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:

Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

Sử dụng những mẩu giấy ghi chú:

Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.

Bạn có thể tham khảo thêm chia sẻ Thiết kế và cách điệu phòng làm việc để có phương án phù hợp cho vị trí mình làm việc.

Sau khi chọn được những chiếc tủ tài liệu phù hợp thì việc tiếp theo cần làm là: Phân loại hồ sơ, Sắp xếp hồ sơ, Lập danh mục hồ sơ, Lưu trữ hồ sơ. Sau khi hoàn thành những bước đơn giản trên tài liệu, hồ sơ của bạn sẽ được sắp xếp thật ngăn nắp và khoa học.

Bài viết được noithatfamis.com tổng hợp và chia sẻ

5 (100%) 1 vote[s]

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *